La signature d’un accord de confidentialité intervient généralement avant toute communication d’informations sensibles lors d’une vérification préalable. Ce mécanisme vise à encadrer la confidentialité et à définir un engagement légal entre les parties concernées.
Le NDA, souvent appelé accord de non-divulgation, balise l’usage et la diffusion des savoir-faire et des données. Les points essentiels à retenir sont indiqués ci‑dessous dans la section A retenir :
A retenir :
- signature préalable obligatoire avant toute due diligence documentaire
- définition précise des informations confidentielles et limites contractuelles
- durée de confidentialité adaptée à l’opération et proportionnée
- mesures techniques et preuve de destruction des supports fournie
Pourquoi signer un accord de confidentialité avant la due diligence
Définition et portée de l’accord
Ce point précise comment le NDA encadre la divulgation pendant la due diligence initiale. Il définit la nature des informations confidentielles, leurs exclusions et les limites pratiques d’accès.
Clause
Objet
Effet en cas de violation
Définition des informations
Délimiter documents et savoir‑faire protégés
Base contractuelle pour actions et réparations
Obligation de non-usage
Interdire toute exploitation hors finalité
Sanctions contractuelles et injonctions possibles
Durée de confidentialité
Cadre temporel adapté à l’opération
Maintien d’obligations plusieurs années après négociation
Restitution et destruction
Modalités de retour ou destruction des supports
Preuve requise, certificat de destruction conseillé
Mesures de contenu juridique :
- définition précise des catégories documentaires couvertes
- restriction d’accès aux seules personnes habilitées
- modalités de restitution ou destruction des supports
- clause de propriété intellectuelle sans transfert
« J’ai signé un NDA avant d’ouvrir la data room, ce geste a protégé nos secrets commerciaux durant l’audit »
Alice D.
« Lors d’une vérification préalable, l’accord a facilité des échanges rapides sans compromettre nos brevets ni nos process »
Marc L.
La conformité au RGPD influe sur le contenu et la mise en œuvre du NDA lors d’une vérification préalable. Ce lien impose d’examiner les bases légales et les responsabilités des parties avant d’autoriser l’accès aux données.
Conformité RGPD et obligations lors d’une due diligence
Qualité des responsables et détermination des rôles
Ce H3 applique la liaison entre NDA et responsabilités au sens du RGPD pour chaque partie prenante. Selon Actes Pratiques, la qualification des acteurs comme responsables du traitement détermine leurs obligations et leur responsabilité disjointe.
Obligations des acteurs :
- mise à jour du registre des traitements par chaque responsable
- politique d’information des salariés et notices adaptées
- minimisation des données transmises selon la finalité
- mesures techniques et organisationnelles documentées
« En tant que conseil, j’ai exigé des preuves de sécurité et un contrat de sous-traitance conforme avant d’autoriser l’accès »
Sophie N.
La base légale la plus courante reste l’intérêt légitime pour permettre l’analyse préalable à l’opération. Selon CNIL, la balance des intérêts doit être documentée au cas par cas pour justifier ce fondement juridique.
Cette analyse conduit naturellement à formaliser des règles de minimisation et de traçabilité des accès dans la data room. Le passage aux mesures opérationnelles pratiques sera détaillé dans la section suivante.
Mesures opérationnelles pour sécuriser la divulgation en due diligence
Sécurité de la data room et sous-traitance
Ce H3 examine les garanties techniques exigées du prestataire de data room pour limiter les fuites. Le contrat de sous-traitance doit respecter l’article 28 du RGPD et préciser les mesures de sécurité appliquées.
Mesures techniques et organisationnelles :
- contrôles d’accès stricts et authentification multi-facteurs
- journalisation des connexions et traçabilité des téléchargements
- hébergement dans l’EEE ou clauses contractuelles types
- preuve de destruction et certificats fournis au donneur d’ordre
Partie
Obligations principales
Mesures recommandées
Cédant
Information des personnes concernées et registre à jour
Minimisation et notices d’information
Candidat
Registre des traitements et habilitations strictes
Politique d’accès et effacement des DCP
Conseils
Responsable indépendant des traitements lors de l’accès
Habilitations différenciées selon rôles
Fournisseur Data Room
Contrat de sous-traitance conforme article 28
Chiffrement, logs et hébergement EEE conseillé
« L’usage d’une plate-forme sécurisée et d’un contrat clair a réduit nos risques de fuite pendant la négociation »
Antoine R.
Procédures de destruction et preuves
Ce H3 détaille les règles de restitution et de destruction après la due diligence pour limiter l’exposition post-opération. Il est prudent d’exiger un certificat de destruction et des logs d’accès horodatés pour chaque document distribué.
Selon CMS, la pratique de marché privilégie la sélection des pièces utiles et la production de synthèses afin de réduire les transferts de DCP. Ces pratiques réduisent les risques et accélèrent les audits de conformité.
Source : G. Sroussi, J. Guilbault, E. Mimin et R. Durand, « RGPD – La protection des données personnelles dans les opérations de fusions-acquisitions », Actes Pratiques et Ingénierie Sociétaire, Mai 2019 ; CNIL, « wp248 rev.01_fr », cnil.fr, 2022 ; CMS, « Opérations de fusion-acquisition & protection des données personnelles », cms.law, 5 Juillet 2019.